Beheersing van de basisprincipes van de Box 12-codes op een W-2-formulier (2024)

Leer

Taal:

Door Adnan Farooqui

Wat is Box 12 W-2?

Het IRS-formulier W-2 Box 12 kan een beetje overweldigend aanvoelen met al zijn verschillende secties en codes. Het wordt gebruikt om verschillende soorten inkomsten vast te leggen, inclusief belastbare bedragen die in andere secties van het formulier als loon worden aangegeven, en niet-belastbare bedragen die alleen moeten worden gerapporteerd.

Box 12 is verder onderverdeeld in vier secties van 12a t/m 12d, niet te verwarren met de Box 12 W-2 codes, aangezien deze alleen voor de organisatie van de ruimte dienen. Codes van de letter A tot en met HH worden in vak 12 gebruikt om diverse inkomstenbronnen te rapporteren die aan de IRS moeten worden aangegeven.

Box 12 W-2-instructies

Er zijn 29 codes om compensatie- en uitkeringsbedragen te rapporteren met behulp van formulier W-2. Deze codes omvatten alles, van uitstel van keuzevakken tot sectie 401(k) tot inkomsten uit gekwalificeerde aandelensubsidies. Voer de code in hoofdletters (hoofdletter) en het bijbehorende bedrag in vak 12 in. Er kunnen maximaal vier codes en bedragen in de verschillende rubrieken (12a, 12b, 12c en 12d) worden geplaatst.

Vak 12 W-2-codes en uitleg

Een van de redenen waarom dit deel van het invullen van formulier W-2 zo verwarrend kan zijn, is omdat er zoveel codes zijn en het moeilijk kan zijn om te begrijpen waar u inkomsten moet rapporteren en een claim kunt indienen. belasting afschrijven.

Als je je in verwarring op je hoofd krabt, legt de volgende lijst elke code uit. Houd er rekening mee dat niet alle alfabetten in gebruik zijn als deze codes, dus het kan zijn dat er een paar ontbreken in deze lijst.

A: Niet-geïnde sociale zekerheid of RRTA-belasting op fooien
- Hier komt een bedrag op te staan als medewerkers fooien hebben geïnd en er geen RSZ-heffing wordt ingehouden

B: Niet-geïnde Medicare-belasting op fooien (maar geen aanvullende Medicare-belasting)
- Als fooien zijn verzameld door werknemers, maar er geen Medicare-belastingen zijn ingehouden door u

C: belastbare kosten van een collectieve levensverzekering van meer dan $ 50,000
- Het bedrag wordt hier uitsluitend ter informatie vermeld, aangezien het ook wordt vermeld in de vakken 1, 3 en 5 van de W-2.

D: Keuze-uitstel op grond van een sectie 401(k) contant geld- of uitgestelde regelingsplan, inclusief een SIMPLE 401(k)
- Vul deze code en het bedrag in box 12 in. Als uw werknemer bijdraagt aan een 401(k)-pensioenregeling

E: Keuze-uitstel op grond van een salarisverlagingsovereenkomst uit sectie 403(b).
- Dit is bedoeld voor het rapporteren van de vrijwillige uitgestelde bijdrage die de werknemer heeft betaald aan een gesponsord pensioenplan

F: Keuze-uitstel op grond van een artikel 408(k)(6) salarisverlaging SEP
- Het hier gerapporteerde bedrag is de bijdrage aan de 408(k) vereenvoudigde werknemerspensioenregeling

G: Keuze-uitstel en werkgeversbijdragen (inclusief niet-keuze-uitstel) voor een uitgesteld compensatieplan uit sectie 457(b)
- Dit is bedoeld om alle bijdragen aan te geven die zijn gedaan aan een pensioenplan uit hoofde van sectie 457(b) met uitgestelde compensatie

H: Keuze uitstel voor een belastingvrij organisatieplan uit sectie 501(c)(18)(D)
- Het declareren van alle bijdragen van werknemers aan een 501(c)(18)(D)-organisatieplan

J: Niet-belastbaar ziektegeld
- Meld ziekengeld betaald door een derde partij dat niet meetelt in het inkomen, omdat de werknemer heeft bijgedragen aan de ziekengeldregeling

K: 20% accijns op overtollige gouden parachutebetalingen
- Meld de teveel betaalde betalingen aan werknemers die gouden parachutebetalingen van uw bedrijf ontvangen

L: Onderbouwde vergoedingen voor bedrijfskosten van werknemers
- Verwerk hier de vergoedingen voor de niet-belastbare beroepskosten van een werknemer

M: Niet-geïnde socialezekerheids- of RRTA-belasting op de belastbare kosten van een collectieve levensverzekering van meer dan $ 50,000 (alleen voormalige werknemers)
- Als er geen sociale zekerheids- of RRTA-belasting is geïnd van voormalige werknemers, voert u deze code en het bedrag in vak 12 in

N: Niet-geïnde Medicare-belasting op belastbare kosten van een collectieve levensverzekering van meer dan $ 50,000 (alleen voormalige werknemers)
- Rapporteer de niet-geïnde Medicare Tax voor collectieve levensverzekeringen van meer dan $ 50,000 met deze code

P: Uitsluitbare verhuiskostenvergoedingen die rechtstreeks aan leden van de strijdkrachten worden betaald
- Dit is alleen voor leden van de strijdkrachten

Q: Niet-belastbare gevechtsbeloning
- Dit is alleen voor leden van het leger

R: Werkgeversbijdragen aan een Archer MSA
- Als zij er een hebben, voert u het bedrag in dat u hebt bijgedragen aan de spaarrekening van Archer Medical van uw werknemer

S: Bijdragen voor loonvermindering van werknemers onder een SIMPLE-plan van sectie 408(p).
- Als een werknemer bijdraagt aan een EENVOUDIG pensioenplan en niet aan een 401(k), rapporteer dan het bedrag dat hij van zijn salaris heeft afgetrokken

T: Adoptievoordelen
- Als er uitkeringen worden verstrekt aan werknemers die adopteren, vermeldt u het totaalbedrag in box 12 bij deze code

V: Inkomsten uit uitoefening van niet-statutaire aandelenoptie(s)
- Rapporteer het verschil in de reële marktwaarde en de prijs die een werknemer betaalt voor niet-wettelijke aandelen

W: Werkgeversbijdragen (inclusief werknemersbijdragen via een cafetariaplan) op een ziektekostenspaarrekening
- Voer het bedrag in dat u hebt bijgedragen aan het Health Savings Account-plan van een werknemer

Y: Uitstel op grond van een niet-gekwalificeerd uitgesteld compensatieplan uit sectie 409A
- Alle bedragen die in een niet-gekwalificeerd uitgesteld compensatieplan worden gestopt, ongeacht of ze deel uitmaken van het inkomen of niet, moeten met deze code worden gerapporteerd

Z: Inkomen op grond van een niet-gekwalificeerd uitgesteld compensatieplan dat niet voldoet aan sectie 409A
- Voer het totale inkomen in dat niet in aanmerking komt voor Sectie 409A

AA: Aangewezen Roth-bijdragen onder een sectie 401(k)-plan
- Rapporteer de werknemersbijdragen aan een Roth 401(k)-plan met deze code in Box 12

BB: Aangewezen Roth-bijdragen onder een sectie 403(b)-plan
- Rapporteer de werknemersbijdragen aan een Roth 403(b)-plan met deze code in Box 12

DD: Kosten van door de werkgever gesponsorde ziektekostendekking
- Dit niet-belastbare bedrag declareert de kosten van door de werkgever gesponsorde gezondheidszorgdekking

EE: Aangewezen Roth-bijdragen onder een plan van de overheid, sectie 457(b).
- Voeg alle Roth-bijdragen onder 457(b) in Box 12 toe met deze code

FF: Toegestane uitkeringen onder een gekwalificeerde kleine werkgeversregeling voor ziektekostenvergoeding
- Als u een kleine werkgever bent die ziektekostendekking biedt via een QSEHRA, rapporteer dan de uitkering op de W-2 van elke in aanmerking komende werknemer met deze code

GG: Inkomsten uit gekwalificeerde aandelensubsidies op grond van sectie 83(i)
- Uitsluitend voor informatieve doeleinden aangegeven, is dit het bedrag dat is inbegrepen in de bruto-inkomsten uit gekwalificeerde aandelensubsidies

HH: Totaal uitstel op grond van sectie 83(i) verkiezingen vanaf het einde van het kalenderjaar
- Uitsluitend ter informatie aangegeven: rapporteer alle in aanmerking komende totale uitstel onder deze code op de W-2

doola is uw zonnestraal in het sombere belastingseizoen

De Box 12 W-2-codes laten het misschien afschrikwekkend lijken, maar het is gemakkelijk om het onder de knie te krijgen als je eenmaal weet waar alles naartoe gaat. De sleutel om met gezond verstand het belastingseizoen door te komen, is door ervoor te zorgen dat uw boeken perfect in balans zijn. Als uw boeken overal verspreid liggen, zult u het erg moeilijk vinden om de inkomsten en belastingen nauwkeurig te rapporteren, wat mogelijk tot problemen met de IRS kan leiden.

U kunt dit vermijden door simpelweg te gebruiken Doola Boekhouding. Het is een krachtige dienst die u de boekhouding volledig uit handen neemt. Elke transactie wordt nauwkeurig bijgehouden zodat de boeken perfect in balans blijven. Aan het einde van het jaar klikt u eenvoudig op een knop om uw boeken te sluiten en ervaart u een stressvrij belastingseizoen als nooit tevoren.

Veelgestelde vragen

Moet ik vak 12 invullen?

U moet vak 12 invullen als u uw werknemers voordelen aanbiedt die zijn vermeld in de W-12-codes van vak 2, of als u de inkomens van werknemers moet rapporteren op basis van de bepalingen in die codes.

Wat betekent zie instructie voor vak 12?

Dit staat voor 'Zie instructies voor vak 12', wat betekent dat de persoon die W-2 Box 12 invult de meegeleverde instructies moet zien als hij of zij vragen of opmerkingen heeft over het proces.

Wat is het bedrag in box 12?

Het bedrag in vak 12 kan elk van de personeelsbeloningen, vergoedingen en andere inkomensverklaringen zijn op basis van de bepalingen van de verschillende codes die kunnen worden gebruikt om informatie aan de IRS te rapporteren.

Wat is het controlenummer op een W-2?

Het controlenummer op een W-2 identificeert het unieke W-2-formulier van elke werknemer in de administratie van de werkgever. Dit nummer wordt toegewezen door de loonverwerkingssoftware van het bedrijf.

Wat moet ik doen als ik geen controlenummer op mijn W-2 heb?

Het is geen probleem als uw W-2 geen controlenummer heeft. Dit is een nummer dat voornamelijk door salarisafdelingen wordt gebruikt om de unieke W-2-formulieren van werknemers in hun systeem bij te houden.